Ведение делопроизводства Общества, встреча посетителей; Регистрация входящей/ исходящей документации, прием звонков; Своевременное обеспечение жизнедеятельности офиса; Участие в совещаниях, оформление протокола совещаний; Работа с ПК, оргтехникой; Выполнение поручений руководства; - прием и распределение звонков и факсов; - работа с входящей/исходящей корреспонденцией; - поиск и подготовка необходимой информации; - исполнение и контроль поручений руководителя; - подготовка писем, служебных записок в соответствии со служебной необходимостью и по поручению руководства - выписка пропусков и встреча гостей; - приготовление для руководства и гостей чая, кофе; - обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ хозяйственных товаров, канцелярских товаров); - работа с курьерскими и почтовыми службами; - организация деловых поездок сотрудников компании (заказ билетов, бронирование гостиниц, подготовка документов для получения виз и т.д.); - поддержание чистоты и порядка в офисе, на своем рабочем месте; - выполнение различных операций с применением компьютерной техники (принтер, сканер, факс) 1. Грамотная речь, хорошая дикция, русский язык. 2. Хороший почерк, письмо без ошибок. 3. Честность. 4. Сообразительность. 5. Внимательность. 6. Ответственность. 7. Пунктуальность 8. Без вредных привычек. 9. Внешний вид. Прием входящей корреспонденции; Оформление исходящей корреспонденции; Подготовка ежемесячного отчета по поступившей и отправленной корреспонденции; Обработка поступившей корреспонденции на электронную почту компании; Прием входящих звонков; Прием обратившихся граждан. -организация рабочего дня руководителя; -ведение документооборота, общее делопроизводство; -прием пометителей компании; -прием и регистрация корреспонденции; -прием и распределение звонков; -выполнение поручений руководителя - Прием и распределение телефонных звонков - Работа с ПК и оргтехникой - Встреча посетителей - Обеспечение жизнедеятельности офиса - Обеспечение документооборота компании - Составление и ведение деловой документации (письма, запросы и т.д.) - Контроль исполнения заданий руководителя - Отправление готовых документов по почте, факсу, электронной почте. 1. Ответственность. 2. Аккуратность. 3. Воспитанность. 4. Уверенное владение компьютером. 5. Опыт работы с офисной техникой. 6. Грамотная устная и письменная речь. 7. Опыт работы приветствуется. Ведение делопроизводства (в т.ч. первичная бухгалтерская документация: счета, накладные, акты и др.). Входящие, исходящие документы, письма, доверенности, прайс листы Поставщиков, заказ канцелярских товаров. Ведение телефонных переговоров. Помощь руководителю в организации работы . Ведение телефонных переговоров. Своевременное доведение информации до руководителя и др. работников. Обязанности Секретаря: Прием и переадресация входящих звонков. Ведение делопроизводства. Ведение табеля учета рабочего времени Работа с оргтехникой. Контроль за обеспечением офиса (заказ канц. и хоз.товаров, воды). Обеспечение офиса расходными материалами. Сканирование, ксерокопирование документов. Прием посетителей. Бронирование гостиниц, заказ билетов. Выполнение поручений руководителя. Встреча посетителей. Составление и оформление деловых писем Прием и распределение телефонных звонков, факсовых сообщений Встреча/Прием посетителей Сервисное сопровождение переговорных процессов (соблюдение внутренних норм по приему посетителей, соблюдения правил подачи напитков, соблюдение протокольных норм при подготовке помещений к переговорным процессам) Заказ такси, курьеров, организация командировок Информационное обеспечение руководства, сотрудников и посетителей Требования к квалификации. Требования к образованию и обучению Высшее образование - бакалавриат или Среднее профессиональное образование - программы подготовки специалистов среднего звена Дополнительное профессиональное образование Требования к опыту практической работы Не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании Секретарь руководителя должен знать: Специфику основной деятельности организации Основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации Руководящий состав организации и ее подразделений Функции самоменеджмента Постановку целей Правила проведения деловых переговоров Особенности оформления планировщика (на электронном и бумажном носителях) Основы управления временем Правовые основы управления (основы административного, трудового и хозяйственного права) Структуру организации и порядок взаимодействия подразделений и служб, руководство структурных подразделений, образцы подписей лиц, имеющих право подписания и утверждения документов, и ограничения их зон ответственности Правила документационного обеспечения деятельности организации Порядок работы с документами Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актам |