• прием и переадресация входящих звонков; • регистрация входящей корреспонденции под отчет, передача ее по назначению (Почта РФ, Экспресс почта); • регистрация и отправка исходящей корреспонденции (Почта РФ, Экспресс почта); • travel поддержка для сотрудников группы компаний (подбор и покупка авиа/жд билетов, бронирование гостиниц); • подключение сотрудников к услугам корпоративного такси, отчетность для бухгалтерии раз в месяц; • закупка канцелярских принадлежностей; • закупка хозтоваров; • закупка медикаментов; • координация работы офисных водителей и курьеров; • заказ визиток, • работа с почтовыми и курьерскими службами; • оформление по форме и заказ пропусков для гостей и посетителей на автотранспорте, на территорию организации; • встреча и регистрация посетителей, создание условий для комфортного ожидания; • ведение журнала учета рабочего времени; • информационное обеспечение сотрудников офиса; • помощь коллективу компании в вопросах коммуникации; • обновление телефонной книги сотрудников; • подготовка поздравительных открыток • соблюдение чистоты и порядка в зоне ресепшен; • проверка кабинета Первого лица компании на чистоту, наличие воды в кофе-машине и чайнике, сахара, кофе; • оформление заявок на образцы кофе со склада компании для бизнес-кухни, столовой для сотрудников, поддержание на складе, и ведение учета; • контроль уборки помещений и своевременного устранения поломок в офисе; • бронирование переговорной комнаты; • соблюдение порядка в переговорной комнате и зоне приемной, бизнес-кухне • заказ угощений для гостей; • встреча гостей и угощение напитками; • помощь руководителю секретариата в подготовке и проведении выставок; • сборка и упаковка представительских подарков, и других; • подборка и бронирование жд/авиа рейсов, отелей, трансферов и ресторанов для Первого лица компании, согласно регламенту; • иные указания руководителя |