Персональный ассистент Акционера/Бизнес-ассистент

Имя

Елена

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Реутов

Заработная плата

По договоренности

График работы

Полный рабочий день / Сменный график / Гибкий график

Образование

Высшее

Опыт работы

22 года 4 месяца

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

49 лет   (13 мая 1975)

Опыт работы

Период работы

апрель 2018 — по настоящее время   (6 лет 7 месяцев)

Должность

Family office

Компания

ООО "ТД Промарматура", Москва

Обязанности

-Личные поручения

-Обеспечение и поддержание уровня комфорта семьи собственников на объектах недвижимости в Москве, подмосковье и за рубежом (Европа);

-Контроль работы домашнего персонала (горничные, водители, повара и тд);

-Контроль работы приходящего персонала (педагоги, няни, тренеры, мастера по маникюру, парикмахеры);

-Бюджетирование;

-Проведение планового учета и поддержание базы данных предметов интерьера, мебели, одежды и обуви;

-Организация и проведение семейных праздников (новый год, детские и взрослые дни рождения, барбекю), встреча и размещение гостей;

-Закупка продуктов питания, предметов одежды/интерьера, необходимого для содержания животных и тд;

-Взаимодействие со смежными департаментами по трэвел- вопросам семьи (самолеты, яхты), обеспечение поездок.

Период работы

февраль 2013 — март 2018   (5 лет 2 месяца)

Должность

Персональный ассистент Акционера компании

Компания

О1 Group, Москва

Обязанности

-Административная поддержка руководителя (календарь, встречи, протоколирование, организация рабочего дня);

-Аналитическая подготовка и внедрение программы ЭДО на базе платформы Tessa;

-Поддержание процесса документооборота;

-Составление документов, в том числе распорядительных, связанных с деятельностью компании;

-Систематизация и стандартизация документооборота и хранения информации для повышения эффективности работы компании, разработка инструкций, правил, процедур, форм и шаблонов, ответы на запросы и т.п.

-Ведение архива документов;

-Сложная логистика поездок руководителя, членов его семьи, друзей (подбор/заказ отелей, организация и контроль чартерных рейсов, трансферов в России и за рубежом и т.д.);

-Быстрый поиск решений в соответствии с поставленными задачами;

-Иные административные вопросы;

-Family office (задачи, связанные с вопросами управления частной недвижимостью, самолетом, яхтой за рубежом и т.д)

-Управление частной недвижимостью за рубежом (дистанционно и непосредственно на местах);

-Вопросы, связанные с личными поручениями Руководителя и членов его семьи (приобретение произведений искусства, предметов декора, билетов на премьеры в театры за рубежом и т.п.)

-Организация частных мероприятий и праздников, приобретение ВИП-подарков.

Период работы

февраль 2012 — февраль 2013   (1 год 1 месяц)

Должность

Бизнес ассистент Акционера компании

Компания

ЗАО "Инсигма", Москва

Обязанности

Организация различного уровня приемов, переговоров, совещаний, конференций, иных мероприятий, организация встреч VIP гостей;

-Информационно-аналитическая поддержка: поиск и обработка необходимой информации; подготовка информационных, аналитических и презентационных материалов, аналитических обзоров и т.п.

-Организация и проведение поздравительных кампаний, заказ подарков для VIP партнеров;

-Подбор персонала: секретариат/водители/домашний персонал, составление должностных инструкций, контроль за организацией эффективной деятельности подразделения личного автотранспорта и т.д.;

-Travel поддержка (сложные маршруты; оформление виз, заказ билетов, яхт, ресторанов, отелей и резиденций премиума класса);

-Выполнение личных поручений руководителя (в том числе приобретение и транспортировка произведений искусства, винтажной мебели, лодок, аксессуаров из-за рубежа).

Период работы

апрель 2008 — ноябрь 2011   (3 года 8 месяцев)

Должность

Персональный ассистент Генерального директора

Компания

ООО "Хорус Менеджмент", Москва

Обязанности

-Решение текущих организационных и административных вопросов;

-Планирование рабочего дня и согласование долгосрочного графика;

-Осуществление контроля реализации проектов (организация переговорных процессов, финансовый и юридический контроль); участие в переговорах с партнерами (в т.ч. с иностранными); протоколирование совещаний;

-Участие в строительных проектах, участие в переговорах с архитектурынм бюро из Великобритании;

-Подготовка информационных, аналитических и презентационных материалов по проектам, а также уведомлений, запросов, претензий, другой документации; контроль за своевременным исполнением структурными подразделениями резолюций и указаний;

-Контроль выполнения заявленных платежей;

-Организация встреч, поездок, мероприятий (включая аренду чартерных самолетов, вилл, авто, бронирование отелей, VIP -залов, визовая поддержка).

Период работы

октябрь 2006 — апрель 2008   (1 год 7 месяцев)

Должность

Персональный ассистент Директора по развитию бизнеса

Компания

ЗАО "Фирма "АйТи" Информационные Технологии", Москва

Обязанности

-Административная поддержка руководителя, организация встреч, переговоров, совещаний, деловых и личных поездок;

-Участие в переговорах и новых проектах компании, подготовка и ведение контрактов; аналитика рынка;

-Помощь во взаимодействии со структурными подразделениями и клиентами компании;

-Подготовка презентаций, перевод документации по вопросам деятельности компании.

Период работы

ноябрь 2004 — октябрь 2006   (2 года)

Должность

Административный помощник Генерального директора/ Руководитель отдела логистики

Компания

ТОО "Восток Майнинг", Республика Казахстан

Обязанности

Информационная и административная поддержка руководителя; (оформление разрешения на работу для иностранных граждан; организация бизнес и личных поездок)

-Планирование, оформление документации для привлечения инвестиций, реализация проектов по восстановлению работы рудника;

-Подготовка и участие в презентациях&маркетинговых мероприятиях; подготовка тендерных материалов;

-Координация работы курьерской службы, персональных и офисных водителей;

-Формирование отдела логистики;

-Поиск и выбор поставщиков, развитие работы с фактическими поставщиками; организация работ и формирование схем поставки материалов и оборудования, взаимодействие с госструктурами по вопросу получения лицензий на разработку месторождения;

-Написание аналитических отчетов и предоставление регулярной отчетности руководству компании, составление финансовых смет и отчетов для бухгалтерии, переписка с офисом в UK (London) по утверждению расходов;

-Систематизация и стандартизация документооборота и хранения информации для повышения эффективности работы менеджеров, разработка инструкций, правил, процедур, форм и шаблонов для коммерческих предложений, ответов на запросы и т.п.

Период работы

апрель 2001 — ноябрь 2004   (3 года 8 месяцев)

Должность

Помощник Руководителя департамента логистики

Компания

ОАО "Южно-Верхоянская горнодобывающая компания", Якутск

Обязанности

-Административная поддержка руководителя, документооборот; ведение календаря и расписания встреч;

-Организация командировок сотрудников департамента;

-Маркетинг транспортных компаний ; бронирование чартерных рейсов (самолеты, вертолеты);

-Сравнительный анализ цен, условий оплаты, поставки, подготовка, заключение и ведение контрактов на поставку материалов/услуг, в т.ч. внешнеторговых;

-Составление планов и бюджета закупок по объемам/периодам;

-Подготовка сопроводительной документации для закрытия сделок;

-Взаимодействие с банком/таможенными органами по вопросу оформления валютных платежей; таможенная очистка грузов.

Период работы

ноябрь 1997 — апрель 2001   (3 года 6 месяцев)

Должность

Переводчик

Компания

ООО "Саха-Мабетекс", Якутск

Обязанности

-Перевод технической литературы (медицинское оборудование, строительство);

-Устный перевод на деловых встречах, при обучении персонала.

Образование

Образование

Высшее

Окончание

1997 год

Учебное заведение

Якутский Государственный Университет

Специальность

Факультет иностранных языков, Филолог-переводчик. Диплом

Образование

Высшее

Окончание

2004 год

Учебное заведение

Московская Академия права и управления. Якутский филиал

Специальность

Юридический факультет. Диплом

Образование

Высшее

Окончание

2017 год

Учебное заведение

Институт дополнительного образования РГУ им. Косыгина

Специальность

Дизайн и декорирование интерьера. Ландшафтный дизайн. Диплом

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Свободный), Итальянский (Базовый)

Водительские права

Категория B

Командировки

Готова к командировкам

Курсы и тренинги

Курсы специалиста по таможенному оформлению 2 категории, Сертификат

Государственная Таможенная Академия (Санкт-Петербург)

Центр морского права, Моска

Навыки и умения

-ПК: Word, Excel, PowerPoint, Outlook Express, Lotus Notes, DocsVision, СЭД на базе платформы Tessa, 1С-Бухгалтерия, офисная орг.техника, Photoshop, ArchiCAD

Обо мне

Личные качества:

Энергична, коммуникабельна, неконфликтна, стресс-устойчива, высокий уровень ответственности.

Умение управлять информационными потоками и расставлять приоритеты; умение координировать и согласовывать действия людей.

Умение корректно обращаться с любой конфиденциальной информацией/соблюдение конфиденциальности; обладаю навыками системного анализа ситуаций, владение этикой делового общения, способность сохранять нейтралитет.

Умение предложить несколько возможных решений, логический подход к решению поставленных задач; хорошие организаторские способности широкий кругозор, умение поддержать разговор.

Хобби: Проектирование, дизайн и декорирование интерьеров, рукоделие, рисование, активный отдых. Занимаюсь яхтингом (международные права на управление парусными яхтами)